Unstrukturierte Anfragen via E-Mail und Palettenscheine auf Papier kosten wertvolle Arbeitszeit
Die manuelle Datenerfassung bleibt in der Logistik ein großes Hindernis für Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Mitarbeiter, die täglich monotone Aufgaben wie die manuelle Erfassung von Daten ausführen müssen, erleben oft Frustration. Statt sich auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, verschwenden sie ihre Arbeitszeit mit Routinen, die weder inspirierend noch produktiv sind. In einer Zeit, in der Mitarbeiterbindung und Arbeitszufriedenheit immer wichtiger werden, kann dies die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen. Hinzu kommt, dass die analoge Datenerfassung Verzögerungen verursacht. Während digitale Schnittstellen Daten in Echtzeit übertragen, kann durch den Einsatz analoger Prozesse wertvolle Zeit verloren gehen – oft Stunden oder sogar Tage. Diese Verzögerungen verlangsamen die Prozesse, was letztlich die Kundenzufriedenheit und nicht selten Umsätze schmälert.
Häufige Probleme der manuellen Datenerfassung
In einem Workshop mit einem mittelständischen Logistikunternehmen werden die spezifischen Herausforderungen analysiert. Gemeinsam werden häufig auftretende Probleme identifiziert:
- Zeitaufwändige Verarbeitung von Palettenscheinen auf Papier.
- Ineffiziente Datenübertragungen zwischen E-Mails und internen Systemen.
Ziel ist es, eine minimalinvasive, kosteneffiziente Lösung zu entwickeln welche die manuelle Datenerfassung reduziert und gleichzeitig bestehende Systeme und Arbeitsweisen berücksichtigt, um schnell von den Mitarbeitenden akzeptiert zu werden.
"Virtueller" Drucker erlaubt Strukturierung der Daten
Wir sorgen mit unserer individuellen Technologieauswahl dafür, dass Papierbelege strukturiert erfasst und die Informationen aus E-Mails automatisch verarbeitet werden. Im Fall des mittelständischen Logistikunternehmens bedeutet dies:
- Virtueller Drucker: Palettenscheine und andere Dokumente können „digital gedruckt“ und automatisiert verarbeitet werden.
- E-Mail-Integration: Weiterleiten an eine spezielle KI-Adresse ermöglicht das automatische Auslesen von Anhängen und Fließtexten.
- Handschriftenerkennung: Auch handschriftliche Notizen auf Dokumenten werden zuverlässig erkannt.
Mittels MILE AI werden die so erfassten Daten in strukturierte Formate wie XML, JSON oder branchenspezifische Standards wie EDIFACT umgewandelt und in Echtzeit in das bereits vorhandene Zielsystem des Logistikunternehmens übertragen.
Schneller Prototyp dank Baukastenprinzip
Bei der Erstellung des massgeschneiderten Prototypen greifen wir auf unseren MILE AI KI-Baukasten zurück und stellen innerhalb weniger Wochen einen funktionierenden Prototypen zur Verfügung, mit dem die benötigten Daten aus den Palettenscheinen und E-Mails extrahiert und in das Transportmanagement-System (TMS) übertragen werden. Ausgewählte Mitarbeitende des Logistikunternehmens erhalten die Gelegenheit, den Prototypen ausgiebig zu testen. Bereits in der Testphase zeigt sich deutlich, dass die Fehlerquote durch die automatische Datenverarbeitung erheblich gesenkt wurde.
Wertvolles Feedback
Nach der erfolgreichen Pilotphase wird die gemeinsam entwickelte Lösung im Tagesgeschäft eingesetzt. Wir stehen im direkten Austausch und nehmen die Erfahtrungsberichte der Mitarbeitenden auf um weitere Verbesserungen vorzunehmen. Die Mitarbeitenden berichten von einer spürbaren Entlastung, da monotone Aufgaben durch die Automatisierung wegfallen. Es zeigt sich jedoch, dass noch nicht alle unternehmensspezifischen Regeln, wie etwa „Bei Kunde XY vor der Auftragsnummer immer ein R ergänzen“, berücksichtigt werden. Dieses sehr spezifische Wissen ist in den Köpfen der Mitarbeitenden fest verankert, tritt aber erst nach und nach zu Tage. Hierfür schaffen wir die Möglichkeit, dass Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung innerhalb der KI-Komponente der Lösung solche unternehmensspezifischen Regeln hinterlegen können.
Vorbereitung des flächendeckenden Einsatzes
Basierend auf dem Feedback der Validierungsphase wird zusätzlich zur Möglichkeit der regelbasierten Anpassung auch die Möglichkeit geschaffen, dass die Kunden des Logistikunternehmens den „virtuellen Drucker“ ebenfalls nutzen können. So wird der Prozess vollständig automatisiert und die manuelle Datenerfassung für die Palettenscheine komplett durch unsere KI-gestützte Lösung abgelöst.
Schnelle Implementierung
Der Rollout erfolgt schnell und unkompliziert, da MILE AI voll in das bestehende Transportmanagementsystem des Logistikunternehmens integriert ist. Die Akzeptanz ist hoch, da die Mitarbeitenden keine neue Software bedienen müssen und die monotonen Aufgaben der manuellen Datenerfassung wegfallen. Dank der unkomplizierten Integration ist die KI-Automatisierung innerhalb weniger Wochen ab dem Workshop einsatzbereit, sodass MILE AI schnell ein fester Bestandteil Ihrer Unternehmensinfrastruktur wird. Unser Team steht auch nach dem Rollout jederzeit für Fragen und Feedback zur Verfügung
Effiziente Logistikprozesse ohne manuelle Datenerfassung
Durch die KI-gestützte Automatisierungslösung von MILE gehört die manuelle Datenerfassung der Vergangenheit an. Mitarbeitende werden von monotonen Aufgaben entlastet, Fehlerhäufigkeiten reduziert und Wartezeiten durch Echtzeiterfassung minimiert. Mit minimalem Implementierungsaufwand und maximaler Flexibilität ermöglicht MILE AI, den Schritt in die digitale Zukunft zu machen und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
In einem nächsten Schritt plant das Logistikunternehmen die Erfassung von B/Ls (Bill of Landings) gemeinsam mit uns zu automatisieren.
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