Zeitaufwändige Vorbereitung durch ineffiziente Suche in Protokollen
Die Verwaltung und Recherche von Anliegen während Bürgerforen, Ausschüssen und anderen Gremien sind oft komplex und zeitintensiv. Häufig wiederholen sich die Themen in verschiedenen Stadtteilen und verschiedenen Veranstaltungen, und die Organisatoren müssen in Protokollen und Ratsinformationssystemen nach relevanten Informationen suchen. Die Protokolle liegen oft in unterschiedlichen Formaten wie PDF oder in spezialisierten Ratsinformationssystemen (z.B. kiC oder Allris) vor. Die Recherche erfolgt rein keyword-basiert und erfordert genaue Suchbegriffe, um relevante Ergebnisse zu finden: eine falsche Eingabe führt schnell zu unvollständigen oder fehlenden Informationen. Die Informationen müssen in der Vorbereitung von den Organisatoren manuell zusammengefasst werden. Dieser Prozess ist ineffizient und führt zu unnötigen Verzögerungen in der Vorbereitung der Bürgerforen und Ausschüsse.
Identifikation der spezifischen Anforderungen
Um eine passgenaue KI-Lösung zu entwickeln, beginnt der Entwicklungsprozess mit einem Workshop. Gemeinsam mit den Organisatoren der Bürgerforen identifizieren wir die spezifischen Anforderungen und Problemstellungen. Wichtige Fragen sind dabei: Wie werden die Sitzungen in der Regel vorbereitet? Wie erfolgt die Suche bisher, was sind typische Fragestellungen? In welcher Form sollen die Ergebnisse künftig präsentiert werden? Welche Daten werden für die Recherche herangezogen? Auch die Herkunft und Struktur der Datenquellen wird detailliert analysiert um im nächsten Schritt, der Technologie-Auswahl, die richtigen Entscheidungen treffen zu können.
Kontextbezogene Aufbereitung unterschiedlicher Datenquellen
Die Sitzungsprotokolle der Bürgerforen sind oft in unterschiedlichen Formaten und Systemen abgelegt, was eine flexible technische Lösung erfordert. Manche Städte nutzen bereits Ratsinformationssysteme, die über dedizierte Schnittstellen an MILE AI angebunden werden können. Andere Städte hingegen legen ihre Protokolle im PDF-Format ab und veröffentlichen diese für die Bürger auf der Website, was den Einsatz von Web-Scraping-Methoden erforderlich macht, um die Daten für die KI bereitstellen zu können. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, die Daten strukturiert und kontextbezogen aufzubereiten. Beispielsweise müssen die Protokolle nach Tagesordnungspunkten aufgeteilt und entsprechend inhaltsbezogen durchsuchbar gemacht werden.
Für die Generierung der gewünschten Antworten (Suchergebnisse und Zusammenfassung) wird ein geeignetes Large Language Model (LLM) ausgewählt, das in der Lage ist, kontextbezogene Informationen aus den Protokollen zu extrahieren und diese aufzubereiten. Eine Kombination mehrerer Modelle kann von Vorteil sein, um spezifische Anforderungen wie die Interpretation eingebetteter Grafiken oder gescannter Anhänge zu erfüllen. Zudem soll MILE AI auch in der Lage sein, Verweise wie „Siehe Bürgerforum vom 09. Januar 2021“ zu interpretieren und weiterführende Recherchen selbstständig durchzuführen um bestmögliche und vollständige Ergebnisse zu liefern.
Flexible Datenaufbereitung
Der erste Prototyp wird auf Basis der im Workshop gewonnenen Erkenntnisse entwickelt. Wir erstellen einen KI-gestützten Chatbot, der auf die spezifischen Anforderungen der Bürgerforen abgestimmt ist. Eine zentrale Herausforderung in der Entwicklung ist dabei die Verarbeitung der Sitzungsprotokolle in Form unterschiedlicher Dateiformate mit stark unterschiedlichem Aufbau und Layout. Dies erfordert eine flexible Datenaufbereitung, um die Inhalte inhaltsbezogen korrekt zu interpretieren und zu durchsuchen. Durch gezieltes (System-)Prompting erzielen wir präzise und relevante Antworten, die den Organisatoren der Bürgerforen die Vorbereitung der Sitzungen wesentlich erleichtern. Der MILE AI Chatbot kann vom Nutzer genauso einfach bedient werden, wie ChatGPT, bietet jedoch den Vorteil, dass alle Daten in Europa gehostet werden und die Richtigkeit der Antworten durch Grounding individuell für den Einsatz zur Vorbereitung der Sitzungen gewährleistet wird.
Gute Testergebnisse und ein Verbesserungswunsch
Nach der Entwicklung des Prototyps erfolgt die Validierung mit Echtdaten und echten Nutzungsszenarien. Hierfür werden zwei Stadtteile ausgewählt, die MILE AI unter realen Bedingungen für die Vorbereitung der nächsten Sitzungstermine nutzen. Testnutzer, die für die Vorbereitung und Protokollführung der Bürgerforen verantwortlich sind, verwenden den Prototyp parallel zu ihren herkömmlichen Recherchemethoden. Der direkte Vergleich zeigt, dass unser Prototyp inhaltlich bereits sehr gute Ergebnisse liefert, teilweise aber zu ausschweifend antwortet. Außerdem vermissen die Testnutzer Angaben zu den Teilnehmerlisten der einzelnen Sitzungen, da diese bisher nicht Teil der aufbereiteten Daten waren. Beide Punkte werden im nächsten Schritt optimiert.
Erweiterung der Datenbasis
In der Optimierungsphase wird das Feedback aus dem Nutzertest eingearbeitet: Die Antworten der KI werden prägnanter gestaltet und die Datenbasis wird um Teilnehmerlisten erweitert. Zusätzlich wird die Anbindung an die bestehenden Systeme der Stadtteile weiter optimiert, um eine automatische und regelmäßige Synchronisierung und somit Aktualität der Daten zu gewährleisten. Um eine nahtlose Nutzung im täglichen Arbeitsablauf ermöglichen, findet in dieser Phase die Integration in die vorhandene Systemlandschaft statt.
Einführung und Integration in den Arbeitsalltag
MILE AI wird schrittweise in allen Stadtteilen eingeführt und in die bestehenden Systeme integriert. Die KI-Lösung ermöglicht es den Organisatoren der Bürgerforen, Anfragen und Themen effizient zu recherchieren und den aktuellen Stand in anderen Stadtteilen schnell nachzuvollziehen. Auch während eines Bürgerforums kann MILE AI genutzt werden, um in Echtzeit Antworten auf Fragen der Bürger zu liefern.
Durch die automatisierte Datensynchronisierung und die präzise Aufbereitung der Informationen über Stadtteilgrenzen hinweg wird der Arbeitsaufwand der Mitarbeiter deutlich reduziert.
Effiziente Recherche in Sitzungsprotokollen und optimaler Bürgerservice
Die Einführung der KI-Lösung zur Recherche in Sitzungsprotokollen von Bürgerforen hat nicht nur den Arbeitsaufwand der Organisatoren erheblich reduziert, sondern auch den Bürgerservice signifikant verbessert. Durch die schnelle und präzise Beantwortung von Anfragen können doppelte Anfragen vermieden und Entscheidungen besser nachvollzogen werden. Der nächste Schritt in der Entwicklung ist die Bereitstellung eines Recherche-Tools direkt für die Bürger, um ihnen den Zugang zu relevanten Informationen zu erleichtern und die Transparenz der städtischen Verwaltung weiter zu erhöhen. Eine Ausweitung auf andere Gremien der städtischen Verwaltung (z.B. Bau-Ausschuss) ist ebenfalls geplant. Die Stadt profitiert von einer effizienteren Verwaltung, während die Bürger besseren und schnelleren Zugang zu den Informationen erhalten, die sie benötigen.
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