In der Logistikbranche ist die manuelle Datenerfassung nach wie vor weit verbreitet. Obwohl viele Unternehmen bereits Fortschritte in der Digitalisierung gemacht haben, gibt es immer noch einzelne Prozesse, die von Papierbelegen und unstrukturierten Daten dominiert sind. Die manuelle Datenerfassung zu reduzieren, ist der Schlüssel zur Verbesserung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit in der Logistikbranche. Dies ist entscheidend, um langfristig erfolgreich zu bleiben. Warum ist der Wechsel zu digitalen Prozessen so schwierig, und welche Lösungen bieten sich an, um diese Hindernisse zu überwinden?

Logistikprozesse sind komplex, da sie zahlreiche Akteure wie Verlader, Spediteure und Endkunden einbeziehen. Die unterschiedlichen Systeme und Formate der beteiligten Parteien machen es schwierig, einheitliche digitale Schnittstellen zu etablieren. Manuelle Erfassung dient oft als Brücke zwischen unterschiedlichen Systemen, was jedoch zu Ineffizienzen und Fehlern führt. Traditionell eingeführte Arbeitsabläufe sind oft tief in der Unternehmenskultur verwurzelt, und die Umstellung auf neue Technologien erfordert sowohl Investitionen in IT-Infrastruktur als auch Schulungen der Mitarbeitenden – ein Aufwand, den gerade kleinere Unternehmen oft scheuen.

Die manuelle Erfassung von Daten ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Fehler. Mitarbeiter, die stundenlang Transportdokumente manuell erfassen, können schnell ungenau werden, was zu falschen Angaben führt. Diese Fehler beeinträchtigen nicht nur die internen Abläufe, sondern auch die Zufriedenheit der Kunden, da ungenaue Daten zu verspäteten Angeboten und fehlerhaften Rechnungen führen können. Die Digitalisierung dieser Prozesse bietet eine Möglichkeit, die Fehlerquote deutlich zu senken und die Mitarbeiter von ermüdenden Routinen zu entlasten.

Außerdem sorgt die manuelle Datenerfassung für erhebliche Verzögerungen. Während digitale Schnittstellen in der Lage sind, Daten in Echtzeit zu übermitteln, dauert die Verarbeitung von papierbasierten Informationen oft Tage. Dies verzögert nicht nur die interne Planung, sondern auch die Angebotserstellung und die Rechnungsstellung, was letztlich negative Auswirkungen auf die gesamte Wertschöpfungskette hat.

Digitale Schnittstellen könnten eine Lösung sein, um die manuelle Datenerfassung zu reduzieren, stoßen jedoch in der Praxis oft an ihre Grenzen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor finanziellen Hürden, wenn es um die Implementierung solcher Schnittstellen geht. Die Kosten für die Entwicklung und Anpassung von Schnittstellen zwischen den ERP-Systemen der Verlader und den Transport Management Systemen (TMS) sind bei kleinem Auftragsvolumen oft nicht gerechtfertigt. Auch fehlen vielen KMU die notwendigen IT-Ressourcen.

Eine praktische Lösung, um die manuelle Datenerfassung deutlich zu reduzieren und die Effizienz zu steigern, bietet MILE AI. Die KI-gestützte Technologie automatisiert die Erfassung von Dokumenten und integriert sich nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse. MILE AI basiert auf einer Art „virtuellen Drucker“, mit dem Dokumente – wie Pallettenschein und Transportaufträge – digital verarbeitet werden können, ohne dass umfangreiche technische Anpassungen erforderlich sind.

Die Flexibilität von MILE AI ermöglicht es Unternehmen, ihre bestehenden Prozesse Schritt für Schritt zu digitalisieren und dabei die manuelle Datenerfassung zu reduzieren. Eingehende E-Mails können automatisch verarbeitet werden, indem die KI relevante Informationen extrahiert und in strukturierte Daten umwandelt. Sogar handschriftliche Notizen auf eingescannten Belegen werden erkannt, was den manuellen Aufwand weiter verringert.

Ein großer Vorteil von MILE AI ist, dass es ohne kostenintensives Training der KI auskommt. Die KI kann mit einfachen Textregeln gefüttert werden, etwa: „Für Auslandssendungen die Frankatur EXW anwenden.“

Die von MILE AI extrahierten Daten können in verschiedenen Formaten ausgegeben werden, darunter XML, JSON, CSV oder branchenspezifische Standards wie REL100 und EDIFACT. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, ihre Daten problemlos in bestehende Systeme zu integrieren und die Effizienz der logistischen Prozesse zu verbessern. Durch die Reduzierung der manuellen Datenerfassung können nicht nur Fehler vermieden, sondern auch die Geschwindigkeit und Qualität der gesamten Prozesskette erhöht werden.

Die Reduzierung der manuellen Datenerfassung ist ein notwendiger Schritt, um die Logistikbranche effizienter und wettbewerbsfähiger zu machen, da dadurch Fehlerquellen minimiert und die Datenverarbeitung automatisiert werden können. Innovative Lösungen wie MILE AI zeigen, dass die Digitalisierung auch für kleinere Unternehmen machbar ist, ohne hohe Kosten oder technischen Aufwand zu verursachen. Die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen tragen dazu bei, Fehler zu vermeiden, Zeit zu sparen und letztlich die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen. Es ist an der Zeit, bestehende Barrieren zu überwinden und den Weg für eine moderne und zukunftsfähige Logistik zu ebnen.